大阪ガスは古くからガス機器等の商品情報を独自データベースで管理していた。2002年にGAMEDIOSでこれらを統合し、「prism」というWebベースの商品情報管理データベースシステムを運用している。prismの開発に携わった前田美和子氏に、システム構築のポイントと、システム内におけるGAMEDIOSの位置づけについてお聞きした。

大阪ガスのGAMEDIOS運用で特徴的なのは、外からの見映えは完全にオリジナルな商品情報管理システムである「prism」であり、GAMEDIOSは基幹部分で画像を配信するサーバとして機能している点にある。このスタイルを採用した大きな理由は既存のシステムと共存するためだった。

「以前から現場で必要な商品仕様図を閲覧するためのシステムと、技術資料のPDFファイルを管理するシステムが別々に稼働していました。登録費用や社内の業務フローにかかる影響を考えると、これらを再度GAMEDIOSに登録し直すことなくシステムを統合する方法が必要でした」そこで既存の資産を活用したまま利便性を高めるために、GAMEDIOSを既存システムのバックヤードで統合し、わかりやすいインターフェイスで包み込むという方法をとった。利用者からすればWebブラウザ上でのクリック操作だけで必要な情報が入手できるという仕組みになっている。実際にprismの使い勝手は快適そのもの。さまざまな属性からの情報の検索が可能だ。

「prism以前にもPDFファイルを活用した商品情報管理を実施していたのですが、データの作成に手間がかかるためなかなか更新されない、最新データが反映されないと使われないので、更新費用をかけられなくなる、という悪循環に陥っていました。この教訓から、新システムの開発には運用にかかる手間の最小化を念頭に置きました」と前田氏。prismはシステムが完成してからリリースまでのあいだ、運用モデルや業務フローを検討するのに約1年の時間をかけて練り上げたという。このprism構築にGAMEDIOSを採用した理由はふたつあった。「商品情報データベースのデファクトスタンダードだったということ、それにEPSデータを登録しておけば他のフォーマットに自動変換できるという機能が魅力でした」という。EPS画像から変換されたJPEGデータは電子カタログ、社内通知書類、販売店が使用するチラシの素材など、多用途に活用されている。

大阪ガスではGAMEDIOSへのデータ登録にも工夫を施している。「印刷会社に商品カタログを制作依頼する際、印刷入稿用のデータと同時に、画像素材のデータもバラで1点ずつもらっています。写真だけでなくロゴやチャート図もすべて当社のルールに則ったファイル名で受領しています。登録作業時にはそのデータを流し込むだけなので、ほとんど手間がかかっていません」こうしてGAMEDIOSに登録される画像は商品写真だけでなく、ロゴ、チャート図、タレント写真、イメージイラストにも及んでいる。つまりカタログに掲載され、権利関係がクリアな画像素材はすべて登録しているということだ。もちろん画像の種類別に利用規約を明示しているので、prismの利用者である営業所や販売店などには規約の範囲内でこれらの素材を自由に使い、オリジナルの販促物を作ることができるので、とても喜ばれているという。

また、従来は人手をかけて作られていた新製品仕様概要や発売通知という書類を自動発行する仕組みも作った。「発売通知は1960年代からあったもので、商品名、商品写真、発売日、簡単なスペックなどが書かれた販売店・社内向けのドキュメントです。検討した結果、登録した商品情報からいくつかの項目を抽出するだけで発売通知の自動発行が可能なことがわかりました。商品の売止時に後継機種を参照する機能も付加したため、紙を配布していた時代よりも喜ばれています」2002年から運用されているprism。「社内・関係者向けの説明会は1度だけ開いた」そうだが、1度の説明会でその便利さが実感されたためか、ここ最近のアクセスが急増している。

GAMEDIOSをバックヤードで稼動して既存システムの利便性向上を実現したprismは、従来のリソースを活かしつつ複数の商品情報を統合管理することに成功した良い実例といえる。